Revisão das caixas para armazenamento de documentos: tipos, preços, vantagens e desvantagens

As caixas de armazenamento de documentos ajudam a resolver vários problemas de uma só vez. Eles permitem que você economize espaço - pilhas volumosas de papéis não ocuparão espaço na sua mesa ou no armário.

Os documentos necessários podem ser facilmente encontrados em uma área de armazenamento especialmente designada e etiquetada. Isso economiza tempo e resolve o problema de folhas de papel espalhadas de forma caótica.

Resta escolher o tipo de caixa desejada para guardar documentos.

Por que e para que fins eles são necessários?

Caixas de armazenamento de documentos executar várias funções ao mesmo tempo:

• organizar um sistema de arquivamento conveniente - você pode encontrar os documentos necessários o mais rápido possível;
• economia de espaço - devido ao seu tamanho compacto, as caixas ocupam um espaço mínimo;
• proteção de papéis contra danos mecânicos, poeira e luz solar;
• auxílio no transporte de documentos de um local para outro, por exemplo, na mudança de escritório.

Vantagens e desvantagens

As caixas para armazenamento de papéis têm vantagens significativas óbvias:

1. Compacidade. As caixas podem ser colocadas em uma prateleira enfileiradas, empilhadas e algumas variedades podem ser montadas em uma estrutura organizada.
2. Fácil de usar. Caixas de armazenamento etiquetadas eliminam a necessidade de procurar caoticamente os documentos necessários.

   Se desejar, você pode encomendar uma caixa de tamanhos individuais de acordo com as necessidades do local.

   Esses armazenamentos podem ser instalados horizontalmente ou verticalmente - é conveniente obter os papéis necessários em qualquer posição.

3. Durabilidade e confiabilidade. O design especial do armazenamento de papel não permite que eles se deformem sob o peso de outras caixas.

Tipos

As áreas de armazenamento de documentos mais comuns são caixas de arquivo e caixas de metal com fechadura.

Caixas de arquivo

Vários em design e forma. A clássica caixa de arquivo é feita de papelão encadernado. Possui reentrâncias para as mãos, tornando este armazenamento fácil de transportar. Alguns possuem marcações especiais para um inventário dos papéis armazenados em seu interior.

Na produção de caixas de arquivo também é utilizado revestimento de plástico ou vinil que imita couro. As variedades desses produtos podem variar dependendo do tipo de papel neles armazenado. Existem essas caixas:

1. Vertical. Essas caixas automontadas são feitas de papelão ondulado com adição de plástico ou vinil vinílico. Eles armazenam documentos de tamanho A4 na posição vertical. Este tipo de caixas de arquivo é geralmente chamada de pequena. Estão equipados com tampa articulada, laços ou velcro.
2. Horizontal. Uma caixa universal adequada para quase todos os escritórios ou arquivos. Nele você pode colocar não apenas papéis, mas também quaisquer outras coisas, por exemplo, material de escritório. Estas unidades de arrumação estão equipadas com ranhuras para pegas e a tampa pode ser amovível ou articulada.
3. Tubo. Uma caixa cilíndrica usada para colocar papéis importantes enrolados em rolo.Os tubos são usados ​​para transportar e armazenar esboços ou desenhos.

Recipiente de ferro

Este dispositivo é uma espécie de cofre para documentos. Torna conveniente armazenar papéis importantes no escritório e em casa.

As abóbadas de ferro vêm em tamanhos diferentes: desde caixas em miniatura até armários completos com várias prateleiras.

Mas todos estão equipados com uma fechadura especial que protege o conteúdo do cofre de olhares indiscretos.

Sistemas adicionais

Esses dispositivos dificilmente podem ser chamados de caixas completas, mas também são frequentemente usados ​​​​como armazenamento de documentos.

Suportes organizadores

Uma das maneiras mais fáceis e econômicas de armazenar papéis importantes em casa e no escritório.. Os suportes organizadores são convenientes para preencher prateleiras abertas e armários fechados. Prós: parte aberta do armazenamento - você pode ver facilmente a pasta com os papéis necessários. Você também pode colar uma etiqueta no organizador.

Bandejas de correspondência

Este elegante acessório para guardar correspondência e papéis atuais caberá perfeitamente no interior da sua casa ou escritório. Parece orgânico em uma mesa ou prateleiras abertas.

Pasta de arquivos

Eles podem acomodar documentos de vários conteúdos e formatos. Pastas de arquivos fornecem acesso rápido ao conteúdo. Esses recursos de armazenamento são muito convenientes para manter um banco de dados de clientes e criar arquivos de cartão.

Existem dois tipos principais de pastas de arquivos:

1. Para apresentação. Eles parecem muito representativos, feitos de couro ou plástico de alta qualidade. São utilizados no processo de apresentação de produtos ou negociações comerciais.
2. Registradores. Feito de plástico ou papelão muito grosso. Essas pastas são usadas para armazenar documentos diretamente.

Custo dos produtos

Os preços de armazenamento de documentos variam dependendo do tipo de produto:

• bandejas para correspondência - 500-1.500 rublos;
• pastas de arquivos - 50-200 rublos;
• suportes organizadores - 100-200 rublos, gravadores, 300-500 - pastas para apresentações;
• caixas de arquivo - 50-500 rublos;
• cofres de metal - 5.000-20.000 rublos.

Recomendações para seleção

Antes de adquirir este ou aquele dispositivo para guardar papéis importantes, é útil considerar vários pontos:

1. Material do produto. Cartão, metal, plástico ou ferro - o tipo de arrumação é adequado para escolher para o interior específico da divisão.
2. Frequência de movimentação de documentos. Se os papéis armazenados em uma caixa ou organizador precisarem ser retirados com frequência, é melhor comprar um produto leve. Um suporte organizador, uma pasta de arquivo ou uma pequena caixa de arquivo feita de plástico ou papelão servirão. Grandes caixas de arquivo ou cofres de metal são adequados para armazenar arquivos e outras documentações que não requerem visualização frequente.
3. Volume de documentos armazenados. Para guardar correspondência atual e papéis que posteriormente serão destruídos, basta adquirir uma bandeja multinível. O suporte organizador e a pasta de arquivos são convenientes para armazenar documentos, mas esses dispositivos comportam apenas um determinado número deles. Caixas de arquivo e caixas de ferro com várias prateleiras são adequadas para armazenar um grande volume de papéis.
4. Confidencialidade. Os títulos que só podem ser vistos pelo seu proprietário ou pelo chefe da empresa são melhor guardados em um cofre ou caixa com cadeado.Para documentos de livre acesso, todos os outros tipos de armazenamento são adequados.

Como pode ser usado?

A principal função destes produtos é organizar e transportar documentos. Mas eles podem ser usados ​​para fins diferentes dos pretendidos, para armazenar e mover os seguintes itens:

• escritórios;
• revistas ou livros lidos;
• Brinquedos infantis;
• roupas sazonais.

Vídeo sobre o tema do artigo

Como fazer um organizador para guardar documentos com as próprias mãos, instruções em vídeo:

Conclusão

As caixas de armazenamento de documentos são um dispositivo conveniente para organizar papéis importantes em casa e no escritório. Existem muitos tipos de armazenamento - desde um suporte organizador até um enorme cofre de ferro com fechadura. Na hora de escolher uma caixa, é preciso focar no volume de papéis armazenados, no peso do produto e no tempo de armazenamento do conteúdo.